勤怠管理もクラウド化

勤怠管理は人事部や総務部にとっては大事な業務の一つです。しかし、フレックスタイム制や交替勤務、色々な休暇制度など勤怠管理は複雑さを増しています。勤怠管理は給料の計算だけに用いられているわけではなく、有効な労働時間の把握などコスト面でも重要視されています。勤怠管理が紙ベースからパソコンの表計算ソフトを使ったものなどになり、自動計算などの機能を用いてかなり楽になりましたが、データを入力する際のミスをするリスクもあり、もっと簡単に管理する方法が求められています。


そこで登場したのがインターネットを利用したシステムです。IT企業や警備会社などがこのシステムに参入しています。まず求められるのがデータの漏えいを防ぐ安全性です。大きな会社になれば事業所が日本各地や世界各地にまで広がっています。また出張なので外出する人も多くいるでしょう。こんな時便利なのがインターネットです。インターネットでもさらにクラウド化することで社内にサーバを保有しなくてもいいようになり、サーバの運用費の削減が可能になります。しかし、システムの料金が高くては導入するのは躊躇してしまいます。そこで安全で安価なシステムも登場しています。少人数向けのシステムも登場しており、50人までの利用のシステムが月額で一万円を切るようになってきました。クラウドでのシステムの利点はインターネットを通じてどこからでもアクセスできることです。


入力端末もパソコンだけでなく、スマートフォンや携帯電話、タイムレコーダーをインターネットに接続して利用したりということもできます。さらに入力されればすぐに確認することも可能です。勤務体系にによってカスタマイズも可能になっています。例えば、プロジェクト、勤務地、時刻などを管理できますし、あらかじめ出勤カレンダーとして設定しておくことも可能です。休日に出勤すれば自動で休日手当で計算されるように設定できます。その他、残業や休日出勤などをすぐに集計して見える化をすることにより、無駄な残業や休日出勤の抑制にもつながります。最近では時刻を決めずに、月何時間働けばよいといった裁量勤務制を取る会社も増えてきました。こういう勤務体系ではあとどれだけ働けばいいのかというのが分かりにくいところですが、このようなシステムを使うことによって、裁量労働制で今月何時間働いたかということが分かるようになり、あらかじめ勤務時間を計画しておくこともできます。